Imaginez la scène. Vous êtes membre de votre comité social depuis 8 mois et vient le temps d’inviter vos collègues au party de Noël annuel de votre entreprise. Vous avez un mal fou à les convaincre malgré le fait que votre évènement des Fêtes soit gratuit. L’objection principale de vos collègues est le fait que lors du party précédent, l’animation était ennuyante et le groupe n’a pas réussi à attirer les gens sur la piste de danse.
En somme, vous devrez travailler très fort pour convaincre les gens de participer après une telle mauvaise expérience. De plus, l’ambiance de travail qui devrait en principe être festive devient de plus en plus morose. 
N’oubliez pas que le party des Fêtes est une façon de récompenser une équipe de travail pour l’année de dur labeur.
Je voudrais donc vous présenter quelques pistes de réflexion à avoir si vous retrouvez dans l’obligation d’engager des musiciens ou un DJ lors de votre prochain party de Noël et ainsi éviter que le momentum de votre soirée se dégonfle lors des éditions subséquentes.
Sondez vos collègues et vos employés
Il est primordial de bien connaître les goûts musicaux des employés afin que tous soient servis lors de votre fête. Le défi devient encore plus grand si cette entreprise comporte des employés de 20 à 65 ans. Vous pouvez donc organiser un court sondage auprès des employés afin de déceler une tendance et aussi éliminer ce que les employés ne veulent pas. Vous contribuerez de cette façon de faire participer votre équipe en plus de les impliquer dans leur moment de reconnaissance. Une fois le sondage compilé, il est très facile de fournir vos résultats au groupe afin d’évaluer la faisabilité du spectacle.
Lors d’un billet précédent, j’ai insisté sur le fait de donner une fourchette d’âge au responsable du groupe ou à l’agent afin que le répertoire soit adapté. Cette donnée est très utile lorsque le groupe est engagé, mais peut contribuer à filtrer des groupes lors de votre sélection. En effet, si vos collègues semblent avoir une préférence sur la musique des années 80 par exemple, il sera possible de demander au groupe que ce répertoire soit présent en majorité pour votre évènement sans nécessairement engager un groupe thématique.
Impliquez le band pour le concept de votre soirée!
Vous avez décidé d’un thème ou d’un titre pour cette soirée en organisation. Dans votre approche, insistez sur le fait que vous voulez un groupe de musique prêt à s’approprier le thème de votre évènement. Ça peut aller au port d’un nœud papillon jusqu’au répertoire plus précis. Voici quelques bons moyens de faire en sorte que votre groupe ne sera pas accessoire, mais bien partie intégrante du succès de votre fête.
Vous pouvez, par exemple, organiser une partie gala méritas au début du souper et demander à une partie du groupe engagé de faire les thèmes musicaux pour les présentateurs et pour les gagnants (walk-in et walk-out). Souvent un groupe qui est préalablement engagé pour la partie danse pourra vous faire un forfait très avantageux. Donc, en plus d’avoir un band pour votre partie danse, votre partie gala prend tout à coup des allures dignes d’un grand gala américain!
Une autre solution est d’organiser un cocktail avant votre souper et de demander au groupe de s’assurer de la partie musique d’ambiance. Cela pourrait être très pertinent si vous avez opté pour un thème classique et chic. Suivant le même principe que la partie gala, le groupe sera enclin à inclure le prix de la musique d’ambiance dans un forfait puisqu’ils sont déjà sur place. Le fait d’engager des musiciens professionnels vous donne cette latitude.
Gardez toujours en tête que vous investissez pour accroître la bonne humeur et l’entrain de votre équipe de travail, il est donc important de verbaliser vos attentes au band que vous souhaitez engager.
Demandez l’avis des gens que vous engagez
Une erreur fréquente qui est commise par les employés de bureau est de seulement magasiner un prix sans prendre l’information quant à la valeur ajoutée qui peut être apportée par l’expertise d’un professionnel qui œuvre dans l’évènementiel à temps plein. Lorsque votre canevas de base est établi avec votre équipe, demandez aux gens à qui vous demandez de l’information si le projet est réaliste au plan logistique et au plan budgétaire. Souvent, vous pouvez recevoir de l’information à laquelle votre équipe n’avait pas pensé et vice versa. Je ne le répèterai jamais assez, mais la communication est la clé du succès dans le domaine de l’évènementiel.
Il est évident que vous devez commencer l’organisation de la logistique plus tôt afin de pouvoir établir une bonne chimie avec les artistes, car souvent le retard entraîne une certaine panique qui paralyse en quelque sorte les organisateurs.
En conclusion, le choix d’un artiste est un élément très important dans l’organisation de votre party de Noël. Rappelez-vous des soirées auxquelles vous avez participées. Avouez que les deux éléments qui peuvent potentiellement ternir le succès de cette soirée est : le manque d’alcool pour les invités et la piètre qualité des artistes !